فيما يلي الوصف الوظيفي: 

المهام المالية:

1. المساهمة في جمع, تحضير وتحليل المعطيات لبناء الميزانية السنوية للمؤسسة.

2. التأكد من العمل ضمن منظومة الحسابات الخاصة بالمؤسسة.

3. ملاءمة وتدقيق وتسجيل كافة المعاملات في منظومة الادارة المالية للمؤسسة.

4. تحضير تقارير مالية شهرية.

5. متابعة الأمور المالية مع مزودي الخدمات والمؤسسات الاخرى والممولين.

6. تحضير وتسجيل الايصالات، الايداعات، طلبات الشراء والفواتير.

7. ادارة الذمم المدينة والدائنة.

8. تجهيز المعطيات المالية لمدقق الجمعية قبل نهاية العام.

9. متابعة ملف الضريبة الخاص بالمشتريات والمصاريف.

10. استيعاب القوانين والنظم الخاصة بالمحاسبة للجمعيات لتفادي اي اخطاء قانونية.

11. تحضير التقارير المالية الخاصة بالمشاريع على نماذج التقارير لكل مشروع.

12. .عمل التسويات البنكية بحسب الأصول.

13. ترتيب الملفات المالية بحسب أرقام السندات الصادرة من النظام المحاسبي مع مراعاة توثيق متطلبات الدفعات بحسب اجراءات المنتدى.

14. دفع الفواتير والالتزامات الشهرية في البريد بالاضافة الى فحص البريد بشكل دوري.

15. الالتزام العالي بالوقت المتفق عليه للعمل وبالمواعيد.

 

المهام الادارية:

16.  المساهمة في كتابة العطاءات وعروض الأسعار والمشاركة في لجان التقييم، وكتابة المحاضر وتجهيز العقود ومتابعة توقيعها بحسب الأصول.

17. تحضير جدول زمني بالمواعيد الواجب الالتزام بها والتقيد بها.

18. اتباع نظام حفظ الملفات (أرشفة) منظم.

19. متابعة دوامات واجازات الموظفين/ات.

 

متطلبات الوظيف: 

1. شهادة معتمدة في ادارة الحسابات مستوى 2 وما فوق.

2. اجادة اللغات العربية والانجليزية والعبرية.

3. خبرة في العمل المالي والاداري في الجمعيات  لمدة  2 الى 3 سنوات

4. قدرات عالية في استخدام الحاسوب والبرامج المحوسبة وأنطمة الحسابات المحوسبة.

5. القدرة على اعداد دراسات جدوى.

6. صاحب/ة مسؤولية، دقة ومهارات ادارية  وتنظيمية.

7. قدرة على العمل ضمن فريق.

8. مهارات اتصال وتواصل عالية مع الاخرين، كتابيا وشفاهيا.

9. القدرة على ادارة الوقت.

 

نسبة الوظيفة: 50%-60%

لمن يجد/تجد لديه/ا الرغبة والكفاءة ارسال السيرة الذاتية على: 

muntada@jensaneya.org

اخر موعد لاستقبال الطلبات يوم الثلاثاء الموافق 21/03/2023 

 

Job Description

The finance and administrative assistant is responsible for performing a variety of financial and administrative duties. They are responsible for strategizing on and planning for financial goals by working daily to achieve and maintain the financial and administrative health of our organization. A finance and administrative assistant will maintain accurate records and is required to remain compliant with all laws and organization policies at all times. This means that the finance and administrative assistant will have high ethics, integrity, and accountability.

Financial duties include:

1. Participating in preparing and analyzing the financial data to build the annual budget.

2. Abide by the administrative and financial bylaws of the organization as well as the Not-for-profit NGOs bylaws.

3. Review, audit, and record and post receipts, deposits, purchase orders, invoices, and other standard bookkeeping tasks. 

4. Prepare monthly financial reports on the projects’ financial reports templates.

5. Manage accounts receivable and accounts payable with the service providers and other stakeholders.

6. Prepare the financial requirements for the auditor before the end of the fiscal year.

7. Prepare and file tax documents.

8. Prepare, track, and reconcile bank statements, ledgers, and budgets.

9. File the financial documents properly.

10. Arrange the monthly payments and regular checks of the inbox (post office).

 

Administrative duties include:

11. Participate in writing ToRs, quotations, and evaluation committees, documentation of the evaluation process, preparing the contracts, and following up on the signatures.  

12. Manage schedules for appointments and deadlines 

13. Keep an organized file system

14. Following up on the HR registry (vacations and timesheets)

 

Qualifications:

1. Certificate in accounting (level 2) or administration.

2. Very good command of Arabic, English, and Hebrew.

3. Proven work experience as a finance administrator or similar (2-3 years)

4. Practical experience with accounting software 

5. Able to quickly learn and adapt to new software and processes

6. A solid understanding of bookkeeping procedures including crediting and debiting appropriate accounts, posting entries to ledger accounts, and reconciling accounts

7. Effective written and verbal communication skills

8. Good organizational and time management skills

9. Able to work well under pressure and meet all deadlines

10. Always keeps the highest standards of compliance and confidentiality

 

A part-Time position is 50/%-60%

Whoever finds herself/himself qualified, please send your resume to:  muntada@jensaneya.org no later than Tuesday 21/03/2023